ownCloud-Kalender in Microsoft Excel o. LibreOffice Calc importieren / Beispiel: Auswertung pro Monat z.B. für den Schichtplaner

Vielleicht möchte man die Daten des Kalenders gerne auswerten oder filtern? Weiterverarbeiten? Als monatlichen Schichtplan / Dienstplan oder zur Stundenabrechnung in einem Tabellenprogramm?
Vielleicht nutzt man den Cloud oder ownCloud-Kalender für einen Schichtplaner?
(flexR bietet App-intern nur eine Textformat-Bericht zum versenden an, der sich nur schlecht auswerten und weiterverarbeiten lässt.)
Wie bekomme ich den Cloud-Kalender per .ics-Datei in ein Tabellenverarbeitungsprogramm? Direkt jedenfalls nicht brauch- bzw. nutzbar.

Aber so gehts:

In der ownCloud den gewünschten Kalender als .ics importieren. Man kann auch einzelne Event (=Termine) exportieren, aber dann hat man bei z.B. 20 Dienst-Tagen pro Monat 20 einzelne Datein. Deswegen empfehle ich den ganzen Kalender zu exportieren und später im Tabellenbearbeitungsprogramm zu filtern bzw. sich die Inhalte herauszuziehen die man braucht.
Wenn man den Kalender in Thunderbird oder in einer Kalender-Software eingebunden hat, kann man oft auch darüber importieren, ohne den Umweg über die Weboberfläche zu nehmen. Leider muss man die ics. erst noch in .csv umwandeln damit man sie brauchbar verarbeiten kann. Wie das geht beschreibe ich im folgenden Tutorial.

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Step-by-Step:

Schritt 1 – Kalender exportieren als .ics

Möglichkeit 1:
In der ownCloud-Weboberfläche im Kalender-Bereich neben dem gewünschten Kalender auf das Icon mit dem „Pfeil nach unten“ klicken. Damit lädt man den Kalender als .ics herunter und kann diese sperichern.

Möglichkeit 2:
In Thunderbird inkl. zwei Erweiterungen den Kalender mit rechts anklicken und auf Kalender exportieren klicken. .ics-Datei speichern

Möglichkeit 3:
Über den Kalender des Mac. Gewünschten Kalender im Kalender-Programm auswählen / markieren (einmal draufklicken in der Auflistung links).
Dann oben auf Ablage klicken. Dort auf Exportieren -> und wieder auf Exportieren… . .ics-Datei speichern.

Schritt 2 – .ics in .csv umwandeln / konvertieren

Entweder über ein Online-Tool wie dieses hier:
www.erdenkriecher.de/ics2csv/

Oder man besorgt sich eine entsprechende Software wenn man die Daten nicht an Dritte aus der Hand geben will.

Dieser Konvertierung-Schritt ist leider notwendig, damit man die Daten auch brauch- und z.B. filterbar im Tabellenprogramm hat.

Schritt 3 – .csv in das Tabellenprogramm importieren

In Microsoft Excel:
(Die Beschreibung bezieht sich auf MS Excel 2011 SP3 für Mac)

  1. Excel starten.
  2. Datei -> Importieren….
  3. Im sich öffnenden Dialogfeld die Option CSV-Datei auswählen. Dann auf Importieren klicken.
  4. .csv-Datei suchen und auswählen / importieren.
  5. Option Getrennt auswählen und auf Weiter > klicken.
  6. Bei Trennzeichen nur Komma auwählen (=Haken setzen)
    Textqualifizierer einstellen.
  7. Jetzt kann man für jede Spalte das Format auswählen (geht später/nachträglich auch noch aber ich beschreibe es nun wie es hier geht):
    Cave: Man sollte die ersten beiden Spalten wie gleich beschrieben „bearbeiten“ damit man spätern nach Zeiträumen filtern kann.
    Man klickt im Vorschaubild unten die erste Spalte an, diese ist dann schwarz markiert.
    Dann rechts oben auf Datum, da hier dann das Anfangsdatum bzw. Anfangsdatum + Uhrzeit des Termins steht. Auswahl auf TMJ .
    Die zweite Spalte genauso festlegen..
    Die restlichen (meist noch zwei) Spalten kann man auf Standard lassen.
  8. Auf Fertig stellen klicken.
  9. Die Frage beantworten ob die Daten in die aktuelle Tabelle in das aktuelle Blatt (=leere Tabelle die beim Programmstart ja automatisch bereitgestellt wurde) oder in der atuellen Tabelle als neues Blatt eingefügt werde sollen.

Fertig.

In LibreOffice Calc:
(Die Beschreibung bezieht sich auf die Version 4.2 [Version: 4.2.7.2
Build-ID: 420m0(Build:2)])

  1. Programm starten.
  2. Datei -> Öffnen….
  3. .csv-Datei auswählen und öffnen
  4. Die Standardeinstellungen belassen wir so
    Die Standardeinstellungen wären:
    Zeichensatz: Unicode (UTF-8)
    Sprache: Deutsch
    Ab Zeile: 1
    Bei Trennoptionen wählen wir aus:
    getrennt
    Komma
    Texttrenner: Bei weitere Optionen wählen wir nichts aus.Dann klicken wir auf die erste Spalte unten im Vorschaubild und wählen bei Spaltentyp Datum (TMJ) aus. Das selbe für die zweite Spalte (anklicken und Spaltentyp Datum (TMJ) auswählen).
  5. Auf OK klicken.

Fertig.

Das Ergebnis

Nun hat man in der ersten Spalte Datum und Uhrzeit des Beginns stehen und in der zweiten Spalte Datum und ggf. Uhrzeit des Termin-Endes.

Spalte drei zeigt den Text des Termins an, z.B. Urlaub oder Frühdienst oder Mittagessen mit XYZ.

Spalte 4 (betitelt als Beschreibung) gibt Notification-Anweisungen für den Kalender wieder und kann fǘr unsere Zwecke ignoriert/gelöscht werden.

Das ganze kann man jetzt Filtern, sortieren und weiterverarbeiten.

Einen Monat rausfiltern z.B. für Stundenabrechnungen

In Microsoft Excel:

In MS Excel 2011 (Version wie oben benannt) auf das Filter-Symbol (Trichter) klicken.
Die erste Zeile (Beschriftungen der Spalten mit Start, Ende, Zusammenfassung, Beschreibung) sollte nun neben jedem Wort einen Pfeil für ein DropDown-Menü haben.
Auf Start (erste Zeile erste Spalte) klicken.

Dann entweder das Datum eintragen oder in der LIste durch setzen von Haken nur den gewünschten Monat auswählen.
Geht es um den aktuellen, den letzten oder den nchten Monat, so kann man dies direkt über „Eine Option auswählen“ auswählen.
Ein Klick auf Filter löschen, zeigt wieder alles. Das Dialogfeld kann man mit ein Klick auf das x schließen. Der Filter bleibt bestehen wenn er nicht gelöscht wurde. Will man ihn wieder ändern klickt man wieder auf den Pfeil neben dem Spaltentitel über den man ihn aufgerufen hat, in diesem Fall über den Titel der ersten Spalte, im Beispiel benannt mit Start.

Diese Tabelle kann dann in beliebigen Formaten gespeichert werden. Will man nur einen Monat haben, empfehle ich aber, die Daten nach der FIlterung zu kopieren und in eine neue saubere Tabelle einzufügen, den sonst hat man alle Daten im Hintergrund mit dabei und gibt diese ggf. mit weiter obwohl man nur den gewünschten Zeitraum z.B. ein Monat weitergeben/speichern wollte.

In LIbreOffice Calc:
(Version wie oben beschrieben)

Auf Daten in der Menüleiste oben klicken.
Dort auf Filter. Dann auf AutoFilter. (Klickt man da nochmal drauf ist die Filter-Funktion insgesamt wieder entfernt.)

Nun hat man Pfeile neben den Spaltenbeschriftungen. Ein Klick auf den Pfeil neben dem ersten Spaltentitel (Start) und das  Filter-Menü öffnet sich. Den Haken ganz unten bei Alles entfernen wir. Dann setzen wir einen Haken beim gewünschten Monat und klicken auf OK.

Diese Tabelle kann dann in beliebigen Formaten gespeichert werden. Will man nur einen Monat haben, empfehle ich aber, die Daten nach der FIlterung zu kopieren und in eine neue saubere Tabelle einzufügen, den sonst hat man alle Daten im Hintergrund mit dabei und gibt diese ggf. mit weiter obwohl man nur den gewünschten Zeitraum z.B. ein Monat weitergeben/speichern wollte.

weitere Tutorials: Link

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Anmerkungen:

Sämtliche Grafiken in diesem Artikel stammen aus selbst erstellten Screenshots der o.g. Programme oder anderen benannten Programmen von meinem eigenen Handy oder Computer. Geschützte Marken/Produkt/Firmennamen oder Logos die z.B. die Software ggf. anzeigt (und somit ggf. auf den Screenshots zu sehen sind) sind weiterhin als geschützt anzusehen. Die Rechte hierfür liegen bei den jeweiligen Rechte-Inhabern. Selbiges gilt für die Erwähnung von evtl. geschützen Begriffen im Text.
Ich beziehe keinerlei Gegenleistung von den o.g. Software- oder App-Entwicklern/Firmen für die Nennung. Die Nennung erfolgt aus freien Willen und ohne finanzielle oder sonstige Absicht gegenüber den Software/App-Hersteller/Vertreibern. Stand: 09.03.2015

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